3109. Automatizando el email
Hoy os cuento cómo automatizo mi correo con inteligencia artificial. Os pongo varios ejemplos de uso, y cómo detectar qué podéis hacer en vuestro caso.
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Ahora sí, vamos al lío. Hoy os hablo de una de las áreas donde más estoy disfrutando experimentando con la inteligencia artificial: el correo electrónico. A raíz de una petición de Alex en Así lo hacemos (https://asilohacemos.com/) para automatizar su inbox, me puse a analizar todo lo que hacía manualmente cada día y me di cuenta de que había muchas tareas repetitivas que podían resolverse de forma automática.
La diferencia entre los filtros tradicionales y un sistema con IA es que ya no dependemos únicamente de palabras clave. La inteligencia artificial entiende el contenido de los correos, interpreta adjuntos, reconoce contextos y toma decisiones según las reglas que le hemos enseñado. En mi caso, he optado por hacerlo con Gmail y Google Apps Script, apoyándome en Codex para desarrollar todas estas automatizaciones.
Uno de los ejemplos más útiles es la gestión de facturas. Cuando llega una factura de un proveedor conocido, el sistema la identifica, la renombra correctamente, la guarda en la carpeta correspondiente de Google Drive y la archiva sin que yo tenga que intervenir. Si se trata de una factura que requiere pago, la clasifica de forma distinta, la marca con una etiqueta específica y la deja visible para que pueda revisarla antes de realizar la transferencia. Incluso detecta variaciones importantes en importes habituales y me avisa cuando encuentra algo fuera de lo normal.
También tengo automatizada la gestión de pedidos, garantías y seguimientos de envíos. Cuando recibo una confirmación de compra o un número de seguimiento, el sistema guarda la información y monitoriza el estado del envío. Si hay algún cambio relevante, me informa automáticamente.
Una de las automatizaciones que más tiempo me ahorra es la relacionada con los correos del colegio de mis hijos. El centro envía documentos con información para todos los cursos y grupos, así que antes tenía que abrir cada PDF y revisar qué afectaba a cada uno de ellos. Ahora la IA analiza esos documentos, identifica las clases concretas de mis hijos y me envía un resumen personalizado con únicamente la información que les afecta. El resultado es que ya no tengo que perder tiempo navegando entre páginas y páginas de información irrelevante.
Otra funcionalidad muy práctica consiste en preparar respuestas frecuentes. Analizando correos anteriores, el sistema detecta preguntas recurrentes y me deja respuestas preparadas en borrador. Yo sigo revisándolas antes de enviarlas, porque me gusta mantener un trato personal, pero me ahorro escribir una y otra vez las mismas explicaciones.
Algo parecido ocurre con las invitaciones para participar en podcasts. Cuando recibo una propuesta, el sistema revisa mi calendario, busca huecos compatibles con mis preferencias y me deja preparada una propuesta de fecha y hora. Yo simplemente reviso el borrador y decido si lo envío.
También he creado filtros inteligentes para los correos de InteractiveBrokers. Los mensajes rutinarios se archivan automáticamente, mientras que la IA analiza cuáles pueden requerir una acción por mi parte y me avisa únicamente cuando detecta algo realmente importante.
Otra automatización interesante es la recopilación de recursos. Cuando alguien me recomienda una herramienta, un libro, un canal o cualquier otro recurso interesante, el sistema lo registra y me envía un resumen semanal con todas las recomendaciones recibidas. Así evito perder ideas valiosas entre cientos de correos.
Incluso la gestión de contactos está automatizada. Cuando escribe alguien con quien nunca había interactuado, el sistema me pregunta qué quiero hacer con esa persona. Es una especie de portero virtual que me ayuda a mantener organizada mi agenda de contactos.
Lo más importante de todo esto no es ninguna automatización concreta. Lo realmente interesante es adoptar una nueva forma de pensar. Cada vez que recibo un correo intento preguntarme si la acción que voy a realizar podría automatizarse. Archivar, clasificar, resumir, responder, guardar información, extraer datos de un PDF o registrar una idea. En la mayoría de ocasiones, la respuesta es sí.
De hecho, a día de hoy calculo que entre el 80% y el 90% de los correos que recibo tienen algún grado de automatización asociado. Algunos se gestionan por completo sin mi intervención y otros simplemente me facilitan el trabajo dejándome parte del proceso preparado.
Mi recomendación es que durante los próximos días, cada vez qu...
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